Privacyverklaring

Laatste update: maart 2026

Astalos respecteert de privacy van alle bezoekers en deelnemers van het platform. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft. Wij handelen in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is:

- Organisatie: Astalos
- Website: www.astalos.org
- E-mail: info@astalos.org
- Contactpersoon privacy: privacy@astalos.org

2. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Wij verzamelen uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor de dienstverlening van Astalos. Afhankelijk van uw gebruik van de website kunnen de volgende gegevens worden verwerkt:

Bij registratie en accountbeheer

- Voor- en achternaam
- E-mailadres
- Gekozen gebruikersnaam
- Wachtwoord (versleuteld opgeslagen)

Bij inschrijving voor een toernooi

- Voor- en achternaam van de deelnemer(s)
- E-mailadres
- Teamnaam (bij teamdeelname)
- Namen van teamleden

Bij betaling (betaalde toernooien)

Betalingen worden verwerkt via een externe, gecertificeerde betaaldienstverlener. Astalos slaat geen volledige betalingsgegevens op (zoals kaartnummers). Wij ontvangen uitsluitend een betalingsbevestiging en transactiereferentie.

Bij gebruik van de website

- IP-adres (geanonimiseerd)
- Browsertype en -versie
- Bezochte pagina's en klikgedrag (via cookieloze analytics)
- Datum en tijdstip van bezoek

3. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

Astalos verwerkt uw persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

- Toernooidiensten: Het verwerken van inschrijvingen, het toesturen van bevestigingen, het bijhouden van uitslagen en ranglijsten.
- Accountbeheer: Het aanmaken, beheren en beveiligen van gebruikersaccounts op www.astalos.org.
- Communicatie: Het beantwoorden van vragen via het contactformulier of per e-mail.
- Nieuwsbrief: Het versturen van toernooi-aankondigingen en clubnieuws — uitsluitend aan deelnemers die zich hiervoor hebben aangemeld.
- Betalingsverwerking: Het verwerken van inschrijfgeld voor betaalde toernooien via een externe betaaldienstverlener.
- Websiteverbetering: Het analyseren van websitegebruik om de gebruikerservaring te verbeteren, uitsluitend op basis van geanonimiseerde gegevens.

4. Grondslag voor verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van de volgende juridische grondslagen zoals vastgelegd in de AVG:

- Uitvoering van een overeenkomst: De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de dienstverlening waarvoor u zich heeft ingeschreven (toernooi, account).
- Toestemming: Voor het versturen van de nieuwsbrief vragen wij uw expliciete toestemming. U kunt deze te allen tijde intrekken.
- Gerechtvaardigd belang: Voor het analyseren van websitegebruik ter verbetering van de dienstverlening, op basis van geanonimiseerde gegevens.
- Wettelijke verplichting: Voor zover vereist door de wet, bijvoorbeeld voor het bewaren van financiële gegevens.

5. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Astalos bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld:

- Accountgegevens: Zolang het account actief is. Na verwijdering van het account worden gegevens binnen 30 dagen gewist.
- Toernooi-inschrijvingen: Tot 12 maanden na afloop van het toernooi.
- Betalingsgegevens: 7 jaar conform de wettelijke bewaarplicht voor financiële administratie.
- Nieuwsbriefabonnement: Totdat u zich uitschrijft. Na uitschrijving worden gegevens binnen 30 dagen verwijderd.
- Websiteanalytics: Maximaal 14 maanden, in geanonimiseerde vorm.

6. Delen wij gegevens met derden?

Astalos verkoopt uw persoonsgegevens nooit aan derden. Wij delen gegevens uitsluitend in de volgende gevallen:

- Betaaldienstverlener: Voor de verwerking van betalingen maken wij gebruik van een externe, gecertificeerde betaaldienstverlener. Deze partij handelt als verwerker en mag uw gegevens niet voor eigen doeleinden gebruiken.
- E-mailprovider: Voor het versturen van bevestigingen en nieuwsbrieven maken wij gebruik van een externe e-maildienst. Ook deze partij handelt uitsluitend als verwerker.
- Wettelijke verplichting: Indien wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken aan bevoegde autoriteiten, zullen wij hieraan voldoen.

7. Uw rechten als betrokkene

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

- Recht op inzage: U kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken.
- Recht op rectificatie: U kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
- Recht op verwijdering: U kunt verzoeken om verwijdering van uw gegevens, tenzij wij wettelijk verplicht zijn deze te bewaren.
- Recht op beperking van verwerking: U kunt de verwerking van uw gegevens laten beperken in bepaalde situaties.
- Recht op dataportabiliteit: U kunt uw gegevens in een gangbaar formaat opvragen om over te dragen aan een andere partij.
- Recht van bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens op basis van gerechtvaardigd belang.
- Recht om toestemming in te trekken: Indien de verwerking is gebaseerd op toestemming (zoals de nieuwsbrief), kunt u deze te allen tijde intrekken.

Om een verzoek in te dienen kunt u een e-mail sturen naar privacy@astalos.org. Wij reageren binnen 30 dagen. Wij kunnen u vragen uw identiteit te bevestigen voordat wij uw verzoek verwerken.

8. Cookies

Astalos maakt beperkt gebruik van cookies. Functionele cookies zijn noodzakelijk voor het correct functioneren van de website (zoals inloggen en sessiebeheer). Voor analytische cookies maken wij gebruik van een cookieloze of cookiearme oplossing die geen toestemming vereist. Tracking- of advertentiecookies van derden worden niet geplaatst.

9. Beveiliging van uw gegevens

Astalos neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onrechtmatige verwerking of onbevoegde toegang. Dit omvat onder meer versleutelde opslag van wachtwoorden, beveiligde verbindingen (HTTPS) en beperkte toegang tot persoonlijke gegevens binnen de organisatie.

10. Klacht indienen

Heeft u een klacht over de manier waarop Astalos met uw persoonsgegevens omgaat? Neem dan eerst contact met ons op via privacy@astalos.org. Komen wij er samen niet uit, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

11. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Astalos behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. De laatste versie is altijd beschikbaar op deze pagina. Bij ingrijpende wijzigingen worden geregistreerde gebruikers per e-mail geïnformeerd. De datum van de laatste update staat bovenaan dit document vermeld.

Vragen over privacy?

Neem contact op via privacy@astalos.org of bekijk onze contactpagina.